|
Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:
· книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени (приложение 1);
· список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших (приложение 2);
· лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда (приложение 3);
· опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись (приложение 4);
· реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава (приложение 5);
· инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
· паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
· лист учета и описания уникального документа;
· список фондов, содержащих особо ценные документы;
· перечень номеров особо ценных дел (номерник);
· реестр описей особо ценных дел, документов;
· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
· опись страхового фонда;
· дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
· лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение 6);
· внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы (приложение 7).
В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. |
