|
Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма - не более 2 страниц.
Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.
Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:
. тематический рубрикатор,
2. классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров),
. информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.,
. служебных и инфраструктурных помещениях и услугах,
. участие в информационных продуктах (справочниках, СО, электронных информационных системах).
Источниками для формирования «фирменной» клиентской базы служат электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.), интернет и др.
Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима ежедневная работа.
Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени обработки данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций. Разработка рекламной кампании выставочного проекта подробно рассмотрена в таблице 2.
Таблица 2
Разработка рекламной кампании выставочного проекта |
№ |
Организационные мероприятия |
Документальное обеспечение | |
1. |
Разработка структуры Promotion проекта |
План Promotion проекта | |
2. |
Формирование системы информационной поддержки проекта |
Договоры об информационной поддержки проекта | |
3. |
Разработка Медиа-плана |
Медиа-план | |
4. |
Макетирование рекламы, текстовое содержание |
Макеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая | |
5. |
Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания |
Номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание | |
6. |
Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций |
План-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы | |
7. |
Подготовка и сдача в печать рекламных буклетов |
Рекламные буклеты | |
8. |
Разработка индивидуальных и спонсорских программ |
Индивидуальные программы участия для крупных компаний, банков, СМИ | |
9. |
Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений (каталоги-справочники, мультимедийные продукты) |
Концепт продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении |
Перейти на страницу: 1 2 3 |
