|
Анонсирование выставочного мероприятия может проходить в несколько этапов (таблица 3).
Таблица 3
Типичное анонсирование выставочного мероприятия |
№ |
Организационные мероприятия |
Документальное обеспечение | |
1. |
Начало рекламной кампании: размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов |
Рекламные модули в СМИ | |
2. |
прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) |
Договоры на участие | |
3. |
Формирование агентской сети |
Агентские договоры | |
4. |
Переговоры с отдельными компаниями |
Договоры на участие | |
5. |
Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ |
Индивидуальный пакет документов | |
6. |
Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки |
Пакет рекламных и заявочных материалов | |
7. |
Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) |
Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям | |
8. |
Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта (Каталог, СD, справочники) |
Коммерческая часть (прайс-листы, реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях | |
9. |
Подготовка рекламно-информационных приложений (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение) |
Информационная, художественная, программная часть рекламно-информационных приложений | |
10. |
Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы |
Программа специальных и презентационных мероприятий |
Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа - оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц, рабочей группы - один раз в две недели.
Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.
Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, а также принять участие в церемонии официального открытия выставки.
|
