|
Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и -в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется с целью создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.
Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
наличие подписи;
наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 |
