|
1.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны
деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры,
общественной жизни, а также функционирования органов государственного и
хозяйственного управления.
Информация,
содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о
свершениях народа и представляет собой историческую ценность.
Государственные
архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда
Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся
совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее
народов.
Государственные
архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено
системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного
(вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда
Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их
сохранность, комплектуются документами государственных организаций и
передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц;
создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и
информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных
документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное
обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование
архивных документов в интересах укрепления российской государственности,
обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это
комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и
муниципальных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах,
включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение
документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из
архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных
и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение
физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует
их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и
обеспечивать их поиск.
Система
учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы
архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку
наличия состояния документов. Формируя, храня и организуя использование
архивных документов, государственные (муниципальные) архивы тем самым участвуют
в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной
информации.
2.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение
этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету
подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные,
непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Основными
единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция),
единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные
документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий
дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету
подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы
учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения
закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.
Учет
ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным
подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В муниципальном
архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом
(ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально
занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько
хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные
по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Для
учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная
документация. Если основные учетные документы определены правилами работы
госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом
самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по
учету.
Состав
и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации. Состав и формы вспомогательных
учетных документов определяются архивом самостоятельно.
|
