Общие требования к учетным документам архива

По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного порядка работы.

В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс Архивный фонд, ставший общеотраслевой технологией учета.

В ряде органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс Фондовый каталог применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов.

Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Архивный фонд», необходимых для ведения государственного учета. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Фондовый каталог», необходимых для ведения государственного учета.

документ архив муниципальный сохранность учет

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как видно из всего вышесказанного, государственные и муниципальные архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, осуществляют комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создают и совершенствуют научно-справочный аппарат, обеспечивают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляют самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет обеспечение вечного хранения и использования Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния.

Приложения

Формы учетных документов, обязательных для ведения во всех типах архивов

Приложение 1

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

Итого поступило за год _ ед. хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

в том числе: _

_

_

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

СПИСОК ФОНДОВ