Реализация документооборота лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook»

. Запишем тему встречи и нажмем «Enter».

Рис. 9

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

. Дождёмся звукового сигнала.

. Изменим длительность встречи:

наведем указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

захватим и переместим границу встречи.

. Создадим еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни.

Изменение параметров встречи. При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. При планировании встречи мы можем указать параметры занятости.

Технология работы

. Откроем окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой строке в ежедневнике.

. Рассмотрим вкладку «Встреча».

. Выполним следующие действия:

изменим тему встречи;

укажем место встречи;

отключим флажок оповещения;

установим параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.

Рис. 10

. Свяжем встречу с контактом. Для этого щелкнем на кнопке «Контакты» в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберем имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Заметки и вложения. Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Мы можем в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Технология работы

. Откроем окно встречи

. В текстовом поле для заметок к встрече запишем текст: «Обсудить сроки работы, количество участников и круг их вопросов».

Рис. 11

. Прикрепим к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл:

щелкнем на кнопке «Добавить файл» (или меню Вставка - Файл);

в окне обзора найдем нужный файл и щелкнем на кнопке «Вставить» (значок файла появится в окне).

. Мы можем также вставить содержимое файла:

выберем в меню «Вставка» пункт «Объект»;

в диалоговом окне установим переключатель «Создать из файла»;

щелкнем на кнопке «Обзор» и в диалоговом окне выберем имя файла;

закроем диалоговые окна щелчком на кнопке «ОК» и убедимся, что содержимое файла появилось в поле заметок.

Планирование повторяющихся встреч. В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание документов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвященные планированию предстоящей работы и отчет «О проделанной работе». Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Рис. 12

Технология работы

. Создадим в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения (табл. 1).

Таблица 1 - Повторяющиеся события