|
. Зададим признак повторения для встречи:
двойным щелчком откроем окно встречи;
на панели инструментов щелкнем на кнопке «Повторение»;
в диалоговом окне «Повторение встречи» установим необходимые параметры повторения;
закроем окно встречи и найдём в календаре другие даты, на которые автоматически будет записана повторяющаяся встреча.
Планирование собраний и событий. Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная среда Outlook позволяет выбрать участников из папки «Контакты» и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.
Технология работы
. Откроем повторяющуюся встречу «Планерка».
. Щелкните на вкладке «Доступно для участников». При переходе на эту вкладку встреча автоматически преобразуется в собрание.
. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкнем на кнопке «Другие». Откроется адресная книга.
. Выберем участников собрания.
. В сформированном списке щелкнем на значке отправки приглашения рядом с каждым участником и выберите пункт «отправлять» или «не отправлять» приглашения.
. При формировании папки «Контакты» все даты рождений и годовщин автоматически записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит нам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрим ежедневник и убедимся, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись.
. Создадим событие на весь день «Семинар менеджеров»:
двойным щелчком откроем новую встречу;
установим флажок «Целый день»;
зададим остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.
Создание задачи. В окне папки «Календарь» расположена «Панель задач». Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. «Панель задач» в календаре связана с папкой «Задачи». Вы можете установить следующие параметры задачи:
укажем тему задачи;
назначим дату начала и срок исполнения;
отследим стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;
укажем процент исполнения задачи;
поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;
свяжем задачу с контактом;
прикрепим файл или запишем заметки;
изменим представление сведений о задаче в окне.
Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.
Технология работы
. Рассмотрим представление информации о задачах в папке «Календарь» и в папке «Задачи». Они во многом совпадают.
. Перейдем в папку «Задачи».
Рис. 13
. Для создания задачи щелкнем на строке с надписью «Щелчок» - «добавит элемент» - «Задача». Таким способом мы можем задать тему, «Срок исполнения» и еще некоторые параметры «Задачи». Запишем «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажем срок исполнения в раскрывающемся «Календаре», затем нажмем «Enter».
. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откроем окно параметров задачи.
. Введем дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установим флажок оповещения.
. Прикрепим к задаче «Файл с приказом».
. Создадим еще несколько задач на ближайшие 5 дней:
соберём сведения об отпусках;
составим план проведения семинара;
составим список участников семинара;
разошлём телефонограммы участникам семинара.
Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения. Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.
Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки «Контакты». При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.
Технология работы
. Откроем окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара».
. На панели инструментов щелкнем на кнопке «Назначить задачу». Появится строка «Кому .».
. Щелкнем на кнопке «Кому .». Откроется окно получателя поручения.
. Выделим щелчком нужный контакт и перенесем его в список получателей сообщения щелчком на кнопке «Кому .».
|
