|
. Откроем папку «Исходящие» и щелкнем на кнопке «Создать». Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы:
. В окне сообщения щелкните на кнопке «Кому .» и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Мы можем также выбрать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка СК).
. В поле «Тема» введём кратко заголовок сообщения.
. В рабочем поле введем текст сообщения.
. Для создания вложения выберем в меню «Вставка» пункт «Файл».
. В окне обзора двойным щелчком выберем заранее созданный и сохраненный файл. Вложение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна сообщения.
. Для отправки сообщения щелкнем на кнопке «Отправить» на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку «Исходящие» в зависимости от установленного режима.
. Если у нас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой «Отправить» из меню «Сервис». После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки «Исходящие» в папку «Отправленные».
. Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберем в меню «Сервис» команду «Отправить/Получить». В раскрывающемся списке выберем пункт той учетной записи (если их несколько), по которой мы хотим произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на наш компьютер.
. Создадим новое сообщение по теме «Согласование сроков поставки оборудования» и адресуем его контакту.
. Если мы не завершили работу над составлением сообщения или не собираемся его в ближайшее время отправлять, сохраним его в папке «Черновики». Для этого выберем в меню «Файл» команду «Сохранить».
Мы можем отправить сообщение по адресу, который не записан в папке «Контакты». Для этого в строке «Кому .» запишем адрес электронной почты в явном виде.
Просмотр почтовых папок и сообщений. По мере заполнения почтовых папок мы можем увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Это число показывает, сколько элементов (сообщений) находится в папке. Мы можем открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть любое сообщение, переложить его в другую папку. Вложения, присоединенные к сообщениям, можно сохранять отдельно в других папках на своем компьютере. Необходимо время от времени удалять ненужные сообщения из папки.
Технология работы
. Просмотрим на панели Outlook почтовые папки и определим, не открывая папки, сколько в них находится элементов.
. Для получения поступивших сообщений с сервера выберем из меню «Сервис» команду «Отправить/Получить».
. Если мы не имеем возможности работать в кабинете с электронной почтой, скопируем несколько сообщений из папки «Исходящие» в папку «Входящие». Для этого захватим название сообщения и переместим его на значок папки «Входящие» на панели Outlook.
. Откроем папку «Входящие».
Папка разделена на две части. В верхней части расположен список сообщений в том порядке, как они поступили, и некоторые сведения: от кого, тема, дата и время поступления. Для просмотра сообщения щелкним на нем. В нижней части появится текст сообщения. Если около сообщения расположен значок скрепки значит сообщение содержит вложение.
. Откроем сообщение с вложением. Сохраним вложение отдельно как файл:
двойным щелчком на строке сообщения откроем окно сообщения;
в меню «Файл» выберите команду «Сохранить вложения»;
в окне обзора выберем папку, в которую хотим сохранить файл, введите имя файла или оставить то, которое указано, затем щелкнем на кнопке «Сохранить».
. Удалим сообщение из папки. Для этого захватим сообщение и переместим его на значок папки Удаленные.
. Когда в папке Удаленные накапливается много элементов, мы можем очистить папку, то есть безвозвратно удалить элементы. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на значке папки «Удаленные» и в контекстном меню выберем команду «Очистить папку "Удаленные"».
Использование подписи и визитной карточки. В деловой переписке очень часто применяют стандартные фразы для начала и окончания письма. Такие фразы в среде Outlook называются подписью, хотя в реальной жизни подписью мы называем имя отправителя, указанное в конце письма. Здесь понятие подписи несколько шире. Подписью может быть любая фраза, удобная в контексте данного сообщения, которая заранее составлена и сохранена с некоторым именем. Мы можем создать несколько подписей на разные случаи и вставлять их в сообщение.
|
